Een verzuimbeleid voor een gezonde organisatie

Een verzuimbeleid omvat de regels en procedures die een organisatie hanteert om afwezigheid door ziekte of andere redenen te managen. De voordelen van een sterk verzuimbeleid zijn als volgt:  

1. Bevordering van de gezondheid en welzijn van medewerkers: Een goed verzuimbeleid omvat maatregelen ter bevordering van de gezondheid en het welzijn van medewerkers. Dit kan variëren van gezondheidsprogramma’s tot mentale coaching, wat uiteindelijk leidt tot een duurzame arbeidsrelatie.  
2. Verhoogde productiviteit: Door het minimaliseren van ongeplande afwezigheid, zorgt een sterk verzuimbeleid voor een consistente productiviteit. Minder verstoringen in de dagelijkse werkzaamheden verhogen de efficiëntie en effectiviteit van de bedrijfsvoering. 
3. Kostenbesparing: Ongeplande afwezigheid kan hoge kosten met zich meebrengen, zoals vervangingskosten en overuren voor andere medewerkers. Een effectief verzuimbeleid helpt deze kosten te beheersen door het verzuim te reduceren en beter te beheren. 
4. Verbeterde werktevredenheid: Medewerkers voelen zich gesteund en gewaardeerd in een werkomgeving met een duidelijk en rechtvaardig verzuimbeleid. Dit verhoogt de werktevredenheid, wat kan leiden tot hogere betrokkenheid en minder verloop. 

Het doel van een verzuimbeleid is tweeledig, namelijk medewerkers ondersteunen tijdens hun afwezigheid door ziekte of andere redenen en daarnaast het minimaliseren van ongeoorloofd verzuim om de productiviteit te behouden. In een effectief beleid dat in balans is, is rekening gehouden met de behoeften van de organisatie en medewerkers. Een effectief verzuimbeleid bestaat uit de volgende zeven onderdelen: preventieve maatregelen, communicatie en richtlijnen, vroegtijdige interventie, ondersteuning van leidinggevenden, ondersteunende cultuur, juridische aspecten en het doorlopende proces.  

Een proactieve aanpak kan verzuim aanzienlijk verminderen. Dit kan door het bevorderen van een gezonde levensstijl en werkplekomstandigheden. Bijvoorbeeld, ergonomisch ingerichte werkplekken kunnen fysieke klachten voorkomen, terwijl programma’s voor stressmanagement kunnen helpen om psychische klachten te verminderen. Regelmatige gezondheidscontroles en workshops over een gezonde levensstijl kunnen medewerkers bewust maken van het belang van gezondheid op de werkvloer. Denk hierbij ook aan de wettelijke verplichte Risico-Inventarisatie Evaluatie (RI&E) en het Preventief Medisch Onderzoek (PMO) (HR Praktijk, 2023).  

Communicatie vormt de basis van elk verzuimbeleid. Medewerkers moeten precies weten wat van hen verwacht wordt als ze ziek worden. Dit betekent duidelijke procedures voor het melden van verzuim, inclusief tijdschema’s en benodigde documentatie. Een transparant beleid zorgt voor begrip en voorkomt verwarring, waardoor medewerkers zich meer gesteund voelen. Duidelijke communicatie begint met een goed gedocumenteerd beleid dat gemakkelijk toegankelijk is voor alle medewerkers. Dit kan door middel van een personeelshandboek, interne trainingssessies en regelmatige updates via intranet of een ander communicatiesysteem. Leidinggevenden moeten ook goed geïnformeerd zijn over het beleid zodat zij consistente en nauwkeurige informatie kunnen verstrekken aan hun teamleden (ArboNed, 2023). 

Het is essentieel om snel te reageren als een medewerker zich ziek meldt. Een vroegtijdige interventie kan helpen om langdurig verzuim te voorkomen. Dit kan inhouden dat leidinggevenden direct contact opnemen met de zieke medewerker om steun te bieden en eventuele werk gerelateerde oorzaken van het verzuim te bespreken. Een constructief en empathisch gesprek kan ervoor zorgen dat medewerkers zich gehoord en gesteund voelen, wat hun herstel kan bespoedigen (TNO, 2022).  

Leidinggevenden spelen een sleutelrol in het verzuimbeleid. Het is daarom belangrijk dat zij goed getraind zijn in het herkennen van signalen van overbelasting en het effectief voeren van verzuimgesprekken. Trainingen kunnen hen helpen om de juiste vaardigheden te ontwikkelen, zoals empathische communicatie en probleemoplossend vermogen. Hierdoor kunnen zij een positieve bijdrage leveren aan het verzuimbeleid en de algehele gezondheid van het team (Rijksoverheid). Regelmatige trainingen kunnen leidinggevenden de tools en kennis bieden die ze nodig hebben om verzuim effectief te beheren.  

Het creëren van een ondersteunende cultuur binnen de organisatie, waar leidinggevenden openstaan voor de zorgen en behoeften van hun teamleden, kan helpen om verzuim te verminderen. Leidinggevenden moeten weten dat ze zelf ook steun kunnen krijgen van de HR-afdeling en het management bij het hanteren van verzuim. 

Het verzuimbeleid moet ook voldoen aan de wet- en regelgeving rond arbeidsrecht en ziekteverzuim. Het is belangrijk dat organisaties zich bewust zijn van hun wettelijke verplichtingen ten aanzien van ziekteverlof, re-integratie en arbeidsomstandigheden. Een goed begrip van de juridische aspecten helpt om conflicten te voorkomen en zorgt ervoor dat het beleid eerlijk en rechtvaardig is. 

Wet Poortwachter: In Nederland regelt de Wet Poortwachter de re-integratie van zieke medewerkers. Deze wet schrijft voor dat zowel de werkgever als de medewerker bepaalde stappen moeten ondernemen om de terugkeer naar werk te bevorderen. Het niet naleven van deze wet kan leiden tot sancties. 

Privacy en vertrouwelijkheid: Bij het beheren van ziekteverzuim is het belangrijk om de privacy van medewerkers te respecteren. Als werkgever mag je bijvoorbeeld geen medische gegevens van de medewerker verwerken, zoals gegevens over de aard en oorzaak van de ziekte. De verzuim gegevens moeten vertrouwelijk worden behandeld en mag alleen gedeeld worden met degenen die direct betrokken zijn bij het verzuimproces.  

Door verzuimgegevens te analyseren, kunnen patronen en trends herkend worden die misschien aanpassingen in het beleid of de uitvoering vereisen. De inzichten en feedback van medewerkers en managers kan waardevolle informatie bieden over hoe het beleid wordt ervaren. Hiervoor kan een vragenlijst of één-op-één gesprek ingezet worden. Op basis van de evaluatie en verzamelde feedback moet het verzuimbeleid waar nodig worden aangepast. Variërend van kleine wijzigingen in procedures tot aanpassingen in de communicatiestrategie. Het doel is om een beleid te ontwikkelen dat flexibel is en dat de gezondheid en het welzijn van medewerkers bevordert. 

Een sterk verzuimbeleid is essentieel voor het welzijn van medewerkers en het succes van de organisatie. Door te investeren in preventie, duidelijke communicatie, vroegtijdige interventie en ondersteuning van leidinggevenden, kunnen organisaties niet alleen de verzuimcijfers verlagen, maar het legt ook de basis voor een gezonde organisatie.  

Meer weten over het ontwikkelen van een sterk verzuimbeleid of geef je het liever uithanden? Neem gerust contact op met de HR club voor een vrijblijvende kennismaking.