De stappen bij het opzetten van een functiehuis
Onze professional kunnen alle fases van A tot Z begeleiden zodat we een volledig project neerzetten binnen jullie organisatie. We doen dit dan samen, omdat we de organisatie nodig hebben bij het bepalen van de functie inhoud en ook de zwaarte van een functie. Het creëren van draagvlak doen we samen.
In de inventarisatiefase kijk je naar de bestaande functieomschrijvingen. Je gaat ze analyseren en verzamelt input middels interviews, taakomschrijvingen, vacatureteksten. Vervolgens bekijk je welke functies ook gelijkwaardig zijn aan elkaar en bepaal je of er functiegroepen zijn die bij elkaar horen. Die zet je vervolgens in een functiegroep, familie, stroom of business unit. Voorbeelden zijn: Administratief, Financieel, HR, Sales & Marketing.
Vervolgens maak je een plan van aanpak en stem je deze af met de organisatie. Alle functies of rollen zullen beschreven moeten worden. En vervolgens worden alle functies ingedeeld en in een functiehuis geplaatst. De derde stap is het al dan niet bepalen van de salarisschalen.
Maak een duidelijke planning, wat je wanneer verwacht van de organisatie. Zorg voor een goede toetsing en stem feedback weer af. Dit kan soms tijd kosten.
Dit doe je zowel voor het maken van de functiebeschrijvingen als het indelen van de functies in het functiehuis. De functies moeten gewogen worden, onderbouwd worden en afgestemd met de directie.
Wanneer de functieprofielen klaar zijn bespreek je deze (dit kan ook al tijdens het maken) met de werknemer. Zorg dat deze gedragen wordt, moet er toch een kleine aanpassingen komen en vind je dat jouw medewerker een terecht punt heeft, doe dit dan gelijk en pas het aan. Beide kunnen zo met vertrouwen de toekomst tegemoet gaan.
Wanneer het functiehuis klaar is, wordt dit ook gedeeld en het is goed hier de tijd voor te nemen en een communicatieplan voor op te stellen. Denk erover na hoe dit goed in de organisatie kan landen en kijk waar al draagvlak is en waar nog niet. Zorg eerst voor voldoende draagvlak in de organisatie, een personeelsvertegenwoordiging kan hier ook een rol spelen.
HR-strategie in combinatie met:
Wat zijn de voordelen van een functiehuis?
Een functiehuis of een loopbaanoverzicht dient niet alleen voor het bepalen van de juiste beloning, het dient als basis voor een goed HR-beleid. Het maakt helder wat de belangrijkste processen en rollen binnen de organisatie zijn en daar kunnen weer veel HR-tools op gebaseerd worden. Een functie-overzicht:
- voorkomt het ontstaan van nieuwe functies die mogelijk al gedeeltelijk door anderen gedaan worden en zorgt ervoor dat hiaten inzichtelijk worden;
- maakt de verantwoordelijkheden en taken helder. Werknemers en leidinggevende hebben helderheid over waar welke verantwoordelijkheden liggen. Het voorkomt misverstanden in verwachtingen;
- deelt je organisatie zo efficiënt mogelijk in. Het laat je nadenken over waar je het beste welke taken en verantwoordelijkheden neer kan leggen. Zo bouw je een duidelijke structuur binnen jouw organisatie, dat qua verantwoordelijkheden helder op elkaar aansluit;
- maakt inzichtelijk wat de doorgroeipaden kunnen zijn. Medewerkers krijgen een beter beeld bij een eventuele volgende stap binnen de organisatie;
- helpt te bepalen of er voldoende kennis en vaardigheden binnen de organisatie aanwezig zijn en of ze goed aansluiten bij de organisatiedoelstellingen: om de gewenste resultaten te bereiken, zijn de juiste vaardigheden en kennis essentieel;
- biedt ook aanknopingspunten voor de diverse gesprekscycli binnen de organisatie, door verantwoordelijkheden, vaardigheden, kennis en eventueel competenties te benoemen. Bijvoorbeeld bij het bespreken van de ontwikkeling van medewerkers of het bespreken van de individuele bijdrage van de werknemer.
Onderdelen van een functiehuis
Additioneel kun je competenties toekennen aan functiebeschrijvingen. Deze helpen bij het sturen van de ontwikkeling van de medewerker. Indien je hierbij ook een competentiehandboek maakt, waarbij je verschillende competenties op diverse niveaus indeelt heb je een mooie HR-tool in handen die helpt bij de ontwikkeling en het in kaart brengen van de individuele of team bijdrage. Een competentiehandboek van de competenties en deze afstemmen met directie.
- Een functieprofiel geeft helderheid over de verwachtingen die er zijn ten op zichtte van de resultaten die behaalt moeten worden.
- Wanneer de resultaatgebieden helder zijn, is het goed om mee te nemen welke vaardigheden en competenties je hierbij kunt gebruiken. En deze concrete vaardigheden en competenties kun je ook verder ontwikkelen, waarbij je jouw medewerkers dus kunt stimuleren en motiveren.
- Het functieprofiel met daarin verantwoordelijkheden of resultaatgebieden kunnen heel goed weer mee genomen worden in de ontwikkelgesprekken, een heldere manier om met elkaar in gesprek te gaan.
- Alle functieprofielen in één functiehuis biedt mogelijkheden om doorgroeipaden inzichtelijk te maken, functies kunnen op verschillende niveaus worden uitgevoerd en medewerkers kunnen van de ne rol naar de andere rol groeien, zo blijft er voor de werknemer ook uitdaging en groeimogelijkheden.
Naar schatting is 85 procent van alle functies in Nederland gewaardeerd door middel van een functiewaarderingssysteem (AWVN). Het kan zijn dat in de CAO is afgesproken dat functies gewaardeerd moeten worden, dan zul je als bedrijf hier in mee moeten gaan. Het is ook zo dat kleinere bedrijven (tot 10 medewerkers) nog prima zonder functiewaardering zouden kunnen. Maar wanneer de organisatie van 20 naar 50 medewerkers gaat lijkt er meer behoefte te komen aan duidelijkheid. Meer medewerkers en functies leiden soms tot onduidelijke en soms ook onterechte beloningsverschillen. En dat zorgt voor onrust in de organisatie. Werknemers willen gelijkwaardig beloond worden.
Werkwijze de HR club
Bij de HR club vinden het belangrijk dat wij jouw bedrijf écht leren kennen. Wij zijn er van overtuigd dat we juist dan de beste match kunnen maken voor jouw bedrijf. Daarom komen wij bij jou op kantoor werken. Op deze manier leren we het DNA van het bedrijf écht kennen en kunnen we onze HR werkzaamheden daarop aanpassen. Daarnaast bepaal jij bij ons zelf voor welke diensten je ons wilt inzetten. Heb jij bijvoorbeeld iemand voor een specifieke dienst, zoals recruitment? Dan is dit geen enkel probleem. Echter kan het natuurlijk ook zijn dat je een HR professional nodig hebt die meer allround verschillende diensten gaat uitvoeren. Dit bespreken we allemaal met jou in een kennismakingsgesprek. Samen in een HR middag kijken we naar de hoeveelheid uur dat je ons kan gebruiken met de betreffende werkzaamheden en stemmen we dit samen met jou af.
Bij jou op kantoor
Jij bepaalt welke diensten
Jij bepaalt hoeveel uur
Onze HR-toppers
Ben jij benieuwd naar onze HR toppers? Op onze over ons pagina lees je meer over onze medewerkers. Al onze medewerkers zijn allround inzetbaar, maar hebben natuurlijk ook ieder specialiteiten. Op basis van het eerste vrijblijvende kennismakingsgesprek kijken wij welke medewerker goed bij jou zou kunnen passen. Deze medewerker sluit ook aan bij de HR-middag zodat jullie direct kennis kunnen maken.