Een medewerker is al enkele weken ziek. De probleemanalyse is binnen, maar hoe vertaal je het advies naar duidelijke afspraken? In een plan van aanpak bij ziekte leg je samen vast hoe jullie aan de re-integratie werken. Wie doet wat, wanneer bespreken jullie de voortgang en welke ondersteuning is nodig? Een zorgvuldig opgesteld plan geeft werkgever en medewerker houvast. Hieronder lees je hoe je het plan praktisch invult en actueel houdt.
Wat is een plan van aanpak bij ziekte?
Een plan van aanpak is het document waarin werkgever en medewerker afspraken vastleggen over de re-integratie. De probleemanalyse van de bedrijfsarts of arbodienst vormt hiervoor de basis.
Het plan beschrijft de stappen die jullie gaan zetten en hoe jullie tegen de afspraken aankijken. Het hoort bij de verplichtingen rondom langdurig ziekteverzuim binnen de Wet verbetering poortwachter.
Gebruik het document ook tijdens gesprekken. Zo kun je terugkijken op wat is afgesproken en bepalen welke vervolgstap nodig is. Het plan is daarmee een praktisch onderdeel van de bredere re-integratie.
Wanneer moet het plan van aanpak klaar zijn?
Werkgever en medewerker stellen het plan uiterlijk binnen twee weken na de probleemanalyse op. In het gebruikelijke traject is de probleemanalyse uiterlijk in de zesde ziekteweek beschikbaar en volgt het plan van aanpak uiterlijk in de achtste week.
Plan het gesprek daarom tijdig in. Zorg dat jullie het advies vooraf kunnen bekijken en dat eventuele vragen aan de bedrijfsarts worden voorgelegd.
Wacht bij een ontbrekende of onduidelijke probleemanalyse niet stilzwijgend af. Neem contact op met de arbodienst of bedrijfsarts en bespreek wat nodig is om verder te kunnen.
Wie stelt het plan van aanpak op?
De werkgever en medewerker maken het plan van aanpak samen. In de praktijk zit meestal de leidinggevende met de medewerker aan tafel, vaak met ondersteuning van HR. De leidinggevende kent de dagelijkse werkzaamheden en kan samen met de medewerker bekijken welke taken aansluiten op het advies van de bedrijfsarts.
HR ondersteunt en stuurt waar nodig op een tijdige voorbereiding, vastlegging en opvolging. De precieze taakverdeling verschilt per organisatie. Werkgever en medewerker wijzen daarnaast samen een casemanager aan die bewaakt of afspraken worden nagekomen.
Leg duidelijk vast wie wat doet. Wie plant het volgende gesprek? Wie regelt een werkplekaanpassing? Zo voorkom je dat acties blijven liggen.
Wat is het verschil met de probleemanalyse?
De probleemanalyse komt eerst. Hierin geeft de bedrijfsarts of arbodienst inzicht in de mogelijkheden voor re-integratie. Deze informatie vormt de basis voor het plan van aanpak. Daarin vertalen werkgever en medewerker het advies naar concrete afspraken. Het plan van aanpak is dus de vervolgstap op de probleemanalyse.
Adviseert de bedrijfsarts bijvoorbeeld aangepaste werkzaamheden? Dan bespreken leidinggevende en medewerker welke beschikbare taken daarbij passen. Ook leggen zij vast welke aanpassingen nodig zijn en wie deze regelt.
Zijn de mogelijkheden onvoldoende duidelijk? Vraag dan om toelichting bij de bedrijfsarts. Als werkgever bepaal je niet zelf de medische belastbaarheid. Bij veranderingen in de situatie kan de bedrijfsarts de probleemanalyse bijstellen.
Welke afspraken neem je op?
Het plan moet duidelijk maken wat jullie willen bereiken en welke acties daarvoor nodig zijn. Afhankelijk van de situatie bespreek je bijvoorbeeld:
- Het doel van de re-integratie.
- Passende taken en eventuele aangepaste werktijden.
- Benodigde aanpassingen op de werkplek.
- Begeleiding of scholing.
- Wie welke actie uitvoert en wanneer.
- Contactmomenten en evaluatieafspraken.
- De visie van werkgever en medewerker op de aanpak.
Via de informatie van UWV over het plan van aanpak lees je meer over deze afspraken. Vul het plan in voor de situatie van jouw medewerker; een standaardtekst geeft daarvoor onvoldoende richting.
Hoe maak je afspraken concreet?
Een afspraak als ‘de medewerker gaat rustig opbouwen’ roept nog veel vragen op. Wat betekent rustig, welke werkzaamheden horen daarbij en wanneer bekijken jullie of de aanpak werkt?
Beschrijf steeds de actie, de verantwoordelijke en het evaluatiemoment. Bijvoorbeeld: ‘De leidinggevende maakt vóór het volgende gesprek een overzicht van beschikbare taken die aansluiten op het advies van de bedrijfsarts.’
Leg daarnaast ook vast wat jullie doen als een stap niet haalbaar blijkt. Daarmee voorkom je dat een planning automatisch doorgaat terwijl de situatie om overleg of nieuw advies vraagt.
Voorbeeld: van advies naar werkafspraken
Stel dat de bedrijfsarts aangeeft dat een medewerker kan starten met afgebakende werkzaamheden binnen de geadviseerde belastbaarheid. Dan kun je dit bijvoorbeeld vertalen naar de volgende afspraken:
| Onderdeel | Voorbeeldafspraak |
|---|---|
| Werkzaamheden | Medewerker en leidinggevende selecteren vooraf passende taken op basis van het advies. |
| Voorbereiding | De leidinggevende zorgt dat de taken en benodigde middelen vóór de start beschikbaar zijn. |
| Aanspreekpunt | De medewerker bespreekt praktische knelpunten met de aangewezen begeleider. |
| Evaluatie | Jullie plannen een concrete datum om de uitvoering en eventuele aanpassingen te bespreken. |
| Vervolg | Bij twijfel over de belastbaarheid vragen jullie de bedrijfsarts om advies. |
Dit is een invulvoorbeeld, geen persoonlijk opbouwschema. De passende taken, uren en vervolgstappen verschillen per medewerker.
Wat leg je niet vast over de gezondheid?
Het plan van aanpak is geen medisch dossier. Noteer als werkgever geen diagnose, medicijngebruik of details over een behandeling. Ook wanneer een medewerker uit zichzelf vertelt wat er medisch speelt, mag je die informatie niet zomaar registreren.
Richt de verslaglegging op noodzakelijke werkafspraken en de adviezen die de bedrijfsarts met jou mag delen. Denk aan afgesproken taken, werktijden en aanpassingen.
Vraag dus wat er nodig is om de afgesproken werkzaamheden te organiseren. De medische beoordeling en medische informatie horen bij de bedrijfsarts of arbodienst.
Hoe vaak bespreek en wijzig je het plan?
Werkgever en medewerker bespreken minstens eenmaal per zes weken de voortgang. Als dat nodig is, stellen jullie het plan bij.
Bereid het gesprek voor aan de hand van de eerdere afspraken. Bespreek eerst welke acties zijn uitgevoerd? Wat werkte in de praktijk? Bepaal vervolgens wat aanpassingen nodig heeft.
Leg wijzigingen en de reden daarvoor vast. Verandert de situatie eerder, wacht dan niet op het geplande evaluatiemoment. Overleg tijdig en betrek de bedrijfsarts wanneer nieuw advies over de mogelijkheden nodig is.
Wat als jullie het niet eens worden?
Maak eerst duidelijk waarover het verschil van mening gaat. Is een afspraak praktisch onuitvoerbaar, is het advies onduidelijk of verschillen jullie van mening over de geschiktheid van het aangeboden werk?
Leg beide standpunten feitelijk vast en bespreek welke informatie nodig is om verder te komen. Vraag de bedrijfsarts om toelichting bij vragen over de mogelijkheden om te werken.
Bij een vastgelopen re-integratie kan een deskundigenoordeel van UWV helpen, bijvoorbeeld over passend werk of de re-integratie-inspanningen. Bij vragen over de aanpak en communicatie kan ook HR-advies ondersteuning bieden.
Hoe houd je het dossier overzichtelijk?
Bewaar het plan van aanpak samen met de bijstellingen en relevante evaluaties. Deze documenten vormen onderdeel van het re-integratieverslag dat bijvoorbeeld bij een WIA-aanvraag nodig is.
Gebruik daarom duidelijke datums en versies. Zorg dat terug te vinden is welke afspraken op welk moment golden en geef de medewerker kopieën van de relevante documenten.
Een bruikbaar dossier laat zien welke stappen daadwerkelijk zijn gezet. Noteer daarom ook of acties zijn uitgevoerd, wat het vervolg is en waarom een afspraak is gewijzigd. Beperk de toegang tot medewerkers die deze informatie voor hun werkzaamheden nodig hebben.
Veelgestelde vragen over een plan van aanpak bij ziekte
Nee, bij kortdurende ziekte is doorgaans geen plan van aanpak nodig. Bij dreigend langdurig verzuim volgen de probleemanalyse en het plan. Als de medewerker volgens de bedrijfsarts geen mogelijkheden heeft om te werken, kan een uitzondering gelden. Stem met de bedrijfsarts of arbodienst af wat in die situatie nodig is en wanneer dit opnieuw wordt beoordeeld.
Normaal gesproken stuur je het plan niet direct na het opstellen naar UWV. Je bewaart het en houdt het bij tijdens de re-integratie. Het kan later nodig zijn als onderdeel van het re-integratieverslag, bijvoorbeeld bij een WIA-aanvraag of wanneer een medewerker ziek uit dienst gaat. Welke stukken nodig zijn, hangt af van de situatie.
Ja, een standaardformulier kan helpen om de onderwerpen systematisch te bespreken. De inhoud moet wel aansluiten op de probleemanalyse en de situatie van de medewerker. Maak afspraken concreet en bespreek samen of ze uitvoerbaar zijn. Alleen een ingevuld formulier is onvoldoende: de uitvoering en opvolging verdienen net zoveel aandacht.
Hulp nodig bij het plan van aanpak?
Wil je het advies van de bedrijfsarts vertalen naar duidelijke afspraken, of ontbreekt het overzicht in de opvolging? De HR club denkt met je mee over het HR-proces, de gesprekken en de vastlegging. Samen bekijken we welke ondersteuning jouw organisatie nodig heeft. De medische beoordeling blijft bij de bedrijfsarts.
Bespreek jouw verzuimvraag met de HR club.