Functioneringsgesprekken: alles wat je moet weten

Een functioneringsgesprek is een formeel gesprek tussen een medewerker en een leidinggevende. In het gesprek worden prestaties, doelen en de ontwikkeling van de medewerker besproken. Anders dan beoordelingsgesprekken, richten functioneringsgesprekken zich meer op groei en verbetering dan op een evaluatie. Het gesprek heeft als doel om open te praten over het werk, uitdagingen en kansen voor verbeteringen.

Kenmerken van functioneringsgesprekken

Een functioneringsgesprek kent verschillende kenmerken

• Het is een open en tweezijdig gesprek;
• Er is sprake van gelijkwaardigheid tussen medewerker en leidinggevende;
• Het gesprek wordt 1 à 2 keer per jaar gevoerd.

Wanneer voer je functioneringsgesprekken?

Functioneringsgesprekken vinden meestal elk jaar of elk halfjaar plaats. Maar de aanpak kan verschillen per team of organisatie. Het is belangrijk om functioneringsgesprekken niet als een verplichting te zien, maar juist als een investering. Uiteindelijk halen beide partijen hier namelijk iets uit.

Wat is het verschil tussen een functioneringsgesprek en POP-gesprek?

Een functioneringsgesprek is breder en kijkt naar het functioneren van de medewerker in het heden, met aandacht voor prestaties, gedrag en werkhouding. Het functioneringsgesprek is vaker gericht op evaluatie en feedback, terwijl een POP-gesprek meer gericht is op het benutten van potentieel en lange termijn groei. Een POP-gesprek richt zich op de persoonlijke en professionele groei van de medewerker door toekomstgerichte doelen en acties vast te leggen, zoals het volgen van een opleiding of het krijgen van nieuwe verantwoordelijkheden. Het gesprek is specifiek gericht op ontwikkeling en resulteert in een concreet actieplan. Beide gesprekken vullen elkaar aan en spelen een belangrijke rol in het ondersteunen van medewerkers.

Het doel van functioneringsgesprekken

Functioneringsgesprekken hebben als doel om de groei en motivatie van medewerkers te bevorderen. Door regelmatig stil te staan bij de doelen en prestaties, kunnen de medewerker en leidinggevende werken aan een goede samenwerking en het verbeteren van processen. Een goed gesprek kan de werksfeer en prestaties positief beïnvloeden en draagt daarnaast bij aan persoonlijke en professionele ontwikkeling.

Hoe bereid je je voor op een functioneringsgesprek?

Een goede voorbereiding is de sleutel tot een effectief functioneringsgesprek. Dit gesprek biedt de kans om de prestaties en ontwikkeling van medewerkers naar een hoger niveau te tillen. Een goede voorbereiding helpt dan ook om het maximale uit het gesprek te halen.

• Evalueer de prestaties van de medewerker: Neem de tijd om te reflecteren op hoe de medewerker de afgelopen periode heeft gepresteerd. Welke successen zijn behaald en waar lagen de uitdagingen? Als je dit voor het gesprek helder hebt, kun je beter het gesprek voeren en concreet feedback geven.
• Bereid ontwikkelingskansen voor: Een functioneringsgesprek is het ideale moment om te praten over de groei en ambities van de medewerker. Overweeg welke vaardigheden of kennis ontwikkeld kunnen worden en hoe je daarbij kunt ondersteunen. Vragen die je daarbij kunt stellen zijn: Hoe kan de medewerker bijdragen aan de toekomst van het team of de organisatie? Welke mogelijkheden kunnen we bieden om de ambities van de medewerker te realiseren?
• Verzamel feedback: Vraag vooraf om feedback van collega’s of klanten. Dit biedt een breder perspectief op de prestaties en het functioneren van de medewerker. Deze input kan gebruikt worden om specifieke voorbeelden of aandachtspunten te gebruiken.

De onderdelen van een functioneringsgesprek

Een goed functioneringsgesprek heeft een duidelijke structuur en bestaat uit deze onderdelen:

1. Terugblik: Het gesprek begint met een terugblik op wat er sinds het laatste gesprek is gebeurd. Zijn er eerdere functioneringsgesprekken geweest? Zo ja, kijk dan naar de doelen en afspraken die gemaakt zijn, en bespreek wat er sinds toen is bereikt.
2. Bespreking van huidige prestaties: Hierin wordt gekeken naar hoe de medewerker functioneert in de huidige rol. Bespreek hierin wat goed gaat, en waar de medewerker heeft uitgeblonken. Maar bespreek ook waar nog ruimte voor verbetering zit. Dit kan bijvoorbeeld gaan over vaardigheden, werkprocessen of samenwerking binnen het team.
3. Feedback geven: Feedback is een belangrijk onderdeel van een functioneringsgesprek. Waarbij zowel de medewerker als leidinggevende feedback geeft en ontvangt. Door feedback van beide richtingen ontstaat er ruimte voor groei en begrip.
4. Toekomstplannen: Na de terugblik en het geven van feedback is het tijd om vooruit te kijken. Wat zijn de vervolgstappen voor de medewerker en hoe kunnen deze worden behaald? Denk aan het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden of doorgroeien naar een andere rol.
5. Concrete afspraken: Een goed functioneringsgesprek eindigt met duidelijke afspraken. Dit zorgt ervoor dat de besproken punten niet verloren gaan en er concrete stappen worden gezet. Maak daarom een overzicht van wat er moet gebeuren en spreek af wanneer deze actiepunten worden geëvalueerd.