POP-gesprekken: alles wat je moet weten

Een POP-gesprek is meer dan alleen een evaluatiemoment. Het is ook een moment om te richten op de toekomst en het helpt om richting te geven aan je loopbaan. Het persoonlijk ontwikkelingsplan biedt structuur door doelen concreet te maken en te werken naar actiepunten.

Kenmerken van een POP-gesprek

• Het gesprek draait om persoonlijke ambitie en groei;
• Het is een samenwerking tussen medewerker en leidinggevende;
• Er worden concrete afspraken gemaakt om de ontwikkeling te stimuleren.

Hiermee is het niet alleen een belangrijk moment voor reflectie maar ook een belangrijke manier om te werken aan een succesvolle toekomst.

Het doel van een POP-gesprek

Het doel van een POP-gesprek is om medewerkers te ondersteunen bij hun persoonlijke en professionele groei. Door inzicht te krijgen in de ambities en uitdagingen van de medewerker, kunnen er gerichte stappen worden gezet om deze doelen te behalen.

De voordelen van een POP-gesprek

• Voor medewerkers biedt het helderheid over groeimogelijkheden en hiermee laat je zien dat hun ontwikkeling serieus wordt genomen.
• Voor werkgevers zorgt het voor gemotiveerd personeel dat zich gewaardeerd voelt. Dit kan bijdragen aan betere prestaties en loyaliteit.

De onderdelen van een POP-gesprek

Een goed POP-gesprek heeft een duidelijke structuur en bestaat uit deze onderdelen:

1. Terugblik: Het gesprek begint met een terugblik op wat er sinds het laatste gesprek gebeurd is. Zijn er eerdere POP-gesprekken geweest? Zo ja, kijk dan naar de doelen en afspraken die gemaakt zijn, en bespreek wat er sinds toen is bereikt.
2. Bespreking van huidige prestaties: Hierin wordt gekeken naar hoe de medewerker functioneert in de huidige rol. Bespreek hierin wat goed gaat, en waar de medewerker heeft uitgeblonken. Maar bespreek ook waar nog ruimte voor verbetering zit. Dit kan gaan bijvoorbeeld gaan over vaardigheden, werkprocessen of samenwerking binnen het team.
3. Toekomstplannen: Na de terugblik en het bespreken van de huidige situatie is het tijd om vooruit te kijken. Wat zijn de vervolg stappen voor de medewerker en hoe kunnen deze worden behaald? Denk aan het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden of doorgroeien naar een andere rol.
4. Het actieplan: Dit is de kern van een POP-gesprek. Hierin vertaal je de doelen en ambities van de medewerker naar een concreet stappenplan. Maar hoe maak je nu een effectief stappenplan?
5. Concrete afspraken: Een goed POP-gesprek eindigt met duidelijke afspraken. Dit zorgt ervoor dat de besproken punten niet verloren gaan en er concrete stappen worden gezet. Maak daarom een overzicht van wat er moet gebeuren en spreek af wanneer deze actiepunten worden geëvalueerd.

Hoe maak je een effectief stappenplan?

1. Specifieke acties: Leg vast wat er precies gedaan moet worden, zoals het volgen van een cursus, deelnemen aan een project, of het uitbreiden van de verantwoordelijkheden.
2. Tijdspad: Geef aan wanneer de acties worden uitgevoerd en wanneer de resultaten verwacht worden. Dit maakt de voortgang meetbaar.
3. Ondersteuning: Bepaal welke middelen of begeleiding nodig zijn. Denk aan budget voor opleidingen, mentorschap, of tijd om nieuwe vaardigheden te oefenen.
4. Resultaten: Beschrijf hoe het succes eruitziet. Wat moet de medewerker na afloop van het actieplan bereikt hebben?

Bijvoorbeeld: “Volg binnen zes maanden een cursus projectmanagement en pas de kennis toe door het leiden van een intern project.”

Vragen die je kunt stellen tijdens een POP gesprek

Tijdens het POP-gesprek is het belangrijk om de juiste vragen te stellen. Maar welke vragen zijn dit? Hier staan enkele voorbeelden van vragen die je kunt gebruiken om het gesprek te sturen:

• Wat zijn je belangrijkste doelen voor de komende periode?
• Welke vaardigheden of kennis wil je verder ontwikkelen?
• Hoe ervaar je je huidige functie?
• Wat heb je nodig om je werk beter of efficiënter te kunnen doen?
• Zijn er obstakels die je groei of ontwikkeling belemmeren?
• Welke ondersteuning verwacht je van je leidinggevende?
• Hoe zie je jezelf over vijf jaar binnen de organisatie?

Wanneer voer je een POP-gesprek?

POP-gesprekken vinden meestal elk jaar of elk halfjaar plaats om regelmatig te reflecteren en vooruit te kijken. Daarnaast zijn er specifieke situaties waarin een POP-gesprek handig kan zijn.

• Start in een nieuwe functie: Wanneer een medewerker een nieuwe rol of verantwoordelijkheid op zich neemt, is een POP-gesprek een goed moment om doelen en verwachtingen te bespreken. Dit biedt duidelijke richtlijnen en helpt om een goede start te maken.
• Behoefte aan groei of ontwikkeling: Als een medewerker aangeeft zich te willen ontwikkelen of als er kansen zijn om talenten beter te benutten, biedt een POP-gesprek de gelegenheid om hierover een actieplan te maken.
• Bij nieuwe doelstellingen of strategische veranderingen: Als de organisatie nieuwe doelen stelt, kan een POP gesprek helpen om deze doelen te vertalen naar acties en kansen die passen bij de medewerker.

Wat is het verschil tussen een POP-gesprek en functioneringsgesprek?

Een POP-gesprek richt zich op de persoonlijke en professionele groei van de medewerker door toekomstgerichte doelen en een acties vast te leggen, zoals het volgen van een opleiding of het krijgen van nieuwe verantwoordelijkheden. Het gesprek is specifiek gericht op ontwikkeling en resulteert in een concreet actieplan. Een functioneringsgesprek daarentegen is breder en kijkt naar het functioneren van de medewerker in het heden, met aandacht voor prestaties, gedrag en werkhouding. Dit gesprek is vaker gericht op evaluatie en feedback, terwijl een POP-gesprek meer gericht is op het benutten van potentieel en lange termijn groei. Beide gesprekken vullen elkaar aan en spelen een belangrijke rol in het ondersteunen van medewerkers.

Hoe bereid je je voor op een POP-gesprek?

Een goede voorbereiding is de sleutel tot een goed POP-gesprek. Het is niet zomaar een moment waarop je achterover kunt leunen en afwacht wat er besproken wordt. Een goede voorbereiding helpt dan ook om het maximale uit het gesprek te halen.

• Reflecteer op je eigen werk: Neem de tijd om stil te staan bij hoe de afgelopen periode is gegaan. Hierdoor krijg je inzicht in waar je staat en waar je uiteindelijk naar toe wil. Stel jezelf vragen zoals: Wat ging er goed? Waar loop ik tegen aan? Welke doelen wil ik gaan bereiken? Door hierover na te denken en jezelf goed voor te bereiden toon je aan dat je serieus nadenkt over je persoonlijke ontwikkeling.
• Denk na over je toekomst: Een POP-gesprek is het moment om je toekomstplannen te bespreken. Gebruik deze kans dan ook om ambities en groeimogelijkheden te bespreken. Dit kun je goed voorbereiden door jezelf een aantal vragen te stellen. Waar zie ik mezelf over vijf jaar? Welke vaardigheden en kennis wil ik ontwikkelen?
• Vraag om feedback: Wat ook zou kunnen helpen is om van te voren feedback te verzamelen van mensen met wie je vaak samenwerkt. Dit biedt een breder beeld op je prestaties en kan helpen met de voorbereiding op het gesprek. Door actief feedback te vragen toon je ook betrokkenheid en laat je zien dat je wil leren. Daarnaast biedt het concrete punten om te bespreken.

Ondersteuning nodig?

Heb je ondersteuning nodig met het voeren van POP-gesprekken en ben je benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.