Communiceren: de sleutel tot succesvol samenwerken

De Schaal van Samenwerking wijst de weg; de schaal bestaat uit meerdere diepgaande lagen. Het maakt gedrag inzichtelijk en leert je begrijpen wat je kan doen om beter samen te werken. Een routekaart die je dus kan gebruiken om de samenwerking binnen jouw team of organisatie te versterken. Zo kun je op een vereenvoudigde manier beoordelen waar jij en jouw team staan op de schaal, en bepalen welke acties nodig zijn om de samenwerking binnen het team te verbeteren.

De Schaal van Samenwerking bestaat al een lange tijd; hij is gemaakt door de ervaringen van mensen te bundelen en met de gezamenlijke ervaringen een basis te maken van gemene delers. De schaal vindt zijn oorsprong in 1995 en is in de loop der jaren steeds verder ontwikkeld. Dit jaar is op die manier de 18^e versie uitgebracht! Door ervaringen te blijven delen, was het mogelijk de schaal verder uit te breiden, te verduidelijken of te verdiepen. De schaal is niet dé waarheid, zwart-wit of in beton gegoten. Maar simpelweg een routekaart gemaakt uit gedeelde ervaringen, om wel of niet te gebruiken. Dat is aan jou!

Klinkt goed, toch? Maar hoe ziet deze routekaart er precies uit?

In deze gebieden bevindt zich laag twee; het creëren van gedrag. De gebieden hebben van zichzelf een bepaalde aantrekkingskracht; ze werken eigenlijk aanstekelijk. Ze creëren gedrag; in de medewerker in de betreffende wereld, maar ook daarbuiten.

Overleven
Bijvoorbeeld: medewerkers die zich in het gebied van ‘overleven’ bevinden, zullen gedrag vertonen dat meestal als negatief wordt ervaren en/of negatief opgevat kan worden. Deze groep mensen zijn veelal ontevreden, denken in ‘wij/zij’ en in problemen. Je komt dan tegenover elkaar te staan.

Aanstekelijk
Wellicht zal je het herkennen; dit gedrag werkt vaak aanstekelijk. Is één collega negatief en klaagt deze bijvoorbeeld over een manager, de werkzaamheden of de gang van zaken? Al snel nemen collega’s dit over van elkaar en vertonen hetzelfde gedrag. Dat wordt er bedoeld met de aantrekkingskracht van de gebieden; deze werken aanstekelijk. Het gebied ‘overleven’ creëert vaak weerstand; iets wat je in een goede samenwerking graag wilt voorkomen.

De aantrekkingskracht werkt uiteraard ook de andere kant op; wanneer de dynamiek binnen een team zich bevindt in het gebied ‘samenwerken’, dan werkt dat ook aanstekelijk. Medewerkers in een teamdynamiek van samenwerken, die zichzelf bevinden in de gebieden ‘overleven’ of ‘ontlopen’, zullen sneller denken in mogelijkheden in plaats van moeilijkheden, wat vervolgens weer bijdraagt aan het terugkeren in het gebied van samenwerken. Het gedrag van de rest van het team werkt op zo’n moment aanstekelijk.

Een team dat doorgaans in het gebied van ‘samenwerken’ verkeerd, zal zijn collega ook proberen te helpen uit het gebied ‘ontlopen’ of ‘overleven’ te komen. Hij staat er niet alleen voor! Door in mogelijkheden te denken, zullen deze medewerkers problemen aanpakken in samenwerking met het team en zo uit hun gebied te komen, richting samenwerken. Wat bedoel ik precies met mogelijkheden en moeilijkheden? Daarover later meer.

De eerste laag van de routekaart bestaat dus uit drie gebieden en de tweede laag uit het gedrag dat dat in deze gebieden creëren. We hebben ‘overleven’ besproken; wat bedoelen met ‘ontlopen’ en ‘samenwerken’?

Ontlopen
Medewerkers in dit gebied ‘ontlopen’ zijn vooral op zichzelf. Bij druk zullen deze medewerkers van zich afschuiven. Er kan geroddeld worden over andere collega’s, er is veelal meer geklaag en deze medewerkers creëren stagnatie binnen het team. Hoewel de communicatie onderling meestal vriendelijk blijft, creëert ‘ontlopen’ afstand tot de collega’s en de organisatie.

Samenwerken
Binnen ‘samenwerken’ heerst veel enthousiasme. De medewerkers hebben energie in het werk en pakken graag nieuwe uitdagingen aan. Een samenwerkend team is nieuwsgierig en behandelt elkaar gelijkwaardig en met respect. Is er iemand binnen het team die in ‘ontlopen’ zit? Dan wordt die collega er gauw weer bij betrokken om zo terug te keren naar ‘samenwerken’. Medewerkers voelen zich gewaardeerd en zijn verbonden met elkaar.

Open en eerlijke communicatie is belangrijk om medewerkers (en daarmee het team en de organisatie) verder te helpen. Betekent dit dat je alles maar moet delen over jezelf? In het kort, nee. Open en eerlijke communicatie hoeft in principe alleen te gaan over wat er gebeurt op de werkvloer. Denk aan het geven en ontvangen van feedback, het praten over uitdagingen, het bespreekbaar maken van pijnpunten. Wees transparant en nieuwsgierig. Dit schept een vertrouwensband en een omgeving om veilig in te leren die belangrijk is voor de samenwerking. Open en eerlijke communicatie hoeft niet te gaan over wat er in jouw privésituatie speelt. Wel kan dit helpen de vertrouwensband te versterken. Je staat daar vrij in. Ooit gehoord van Secure Base Leadership? Een mooie gedachtegang die bouwt op o.a. die vertrouwensband tussen collega’s. Enorm waardevol als mens, niet alleen in de zakelijke sfeer. Een mooi onderwerp voor een volgend blog denk ik. 😉

Het team heeft baat bij het frequent evalueren van de posities van de medewerkers, zodat er indien nodig kan worden bijgestuurd. Dat brengt ons tot laag drie!

Elke wereld is opgedeeld in drie posities; negen posities in totaal dus. Mensen switchen dagelijks van positie. Niemand voelt zich immers elke dag hetzelfde en kan een keer een slechte dag hebben, hetzij door persoonlijke omstandigheden, hetzij door het werk. Dat heeft een effect, maar wanneer de algemene teamdynamiek samenwerken is, zal zo’n medewerker waarschijnlijk niet blijven hangen in een lagere positie of in een ander gebied. De medewerker zal geholpen worden om te blijven denken in mogelijkheden. Welke posities kent de routekaart precies en wat betekenen deze?

In de afbeelding hierboven kun je de verschillende posities per wereld terugvinden. Deze zijn genummerd van één tot en met negen. Bij elke positie wordt ook weergegeven wat het kenmerkende gedrag is. Dit is dan ook gelijk de vijfde laag van de routekaart. Met het kenmerkende gedrag kan je goed beoordelen in welke positie het team of een medewerker zich bevindt. Wordt er veel geroddeld zonder dat de medewerker waarover de roddels gaan dit weet? Dan zit het team of de medewerker in positie vier. Zie je dat het team of de medewerker comfortabel is om vragen te stellen, feedback te geven en ontvangen feedback accepteert? Dan is dat positie acht.

De meeste teams bevinden zich tussen drie tot vier aaneengesloten posities. De medewerkers bewegen zich tussen die posities, afhankelijk van wat hun persoonlijke situatie is. Een team dat doorgaans tussen positie zes en negen verblijft, zit overwegend in de samenwerkende wereld. Een goede fundering voor vooruitgang en een positieve sfeer.

Laten we nog een keer kijken naar de wereld ‘ontlopen’. Stel: je hebt een team dat zich bevindt tussen positie vier en zes. Het team is lekker zelfstandig met alle taken bezig, er wordt hier en daar geklaagd, maar het blijft veelal vriendelijk wanneer men met elkaar spreekt. Wanneer de druk oploopt, zie je het team de uitdagingen wat meer uit de weg gaan. Op zich niet per se iets mis mee, toch? Iedereen is hard aan het werk en het werk komt af. Toch is dit geen goede fundering voor een goed samenwerkend team en een prettige werksfeer. Voor het ontlopende team, zal het moeilijk zijn te blijven denken in mogelijkheden. Er is weinig enthousiasme en in plaats van situaties te zien als uitdagingen, voelen deze meer als problemen. Snel gaan de gedachtes over de moeilijkheden, het negatieve. Uiteindelijk gaat dit afstand creëren; binnen het team en de organisatie. Het kan frustraties opleveren en voor de medewerker voelen alsof hij er alleen voor staat. Te lang in ‘ontlopen’ verkeren zal leiden tot een beweging naar de wereld van ‘overleven’. Dat wil je voorkomen!

Je gaat kijken of je de kijkrichting van deze medewerker kan aanpassen, ook wel de vierde laag. De kijkrichting zegt iets over de richting welke het team of de medewerker zich op wilt bewegen in de schaal. Denk je in moeilijkheden of in mogelijkheden? Je wilt daarnaast acties ondernemen om medewerkers richting de mogelijkheden te bewegen. Maar welke acties passen dan bij de positie waar iemand in zit?

Hoe je dat doet volgt in het volgende deel van deze blog. Daarin omschrijf ik wat de lagen vier en zes tot en met acht precies inhouden én lees je hoe het afliep bij de training.

Wat hebben we tot nu toe besproken?

Laag 1. De werelden: medewerkers kunnen verkeren in Overleven, Ontlopen en Samenwerken.
Laag 2. Het creëren van gedrag: het gedrag dat gecreëerd wordt door de wereld waar iemand zich in bevindt.
Laag 3. De posities: de schaal kent in totaal negen posities, drie posities per wereld. De positie zegt iets over hoe iemand in de wedstrijd staat.
Laag4. Kenmerkend gedrag: het kenmerkende gedrag vertelt over het gedrag dat te zien is bij iemand in die positie.

Ben je benieuwd hoe de HR club jouw organisatie kan ondersteunen? Voer dan de HR-scan uit om te ontdekken op welke gebieden we jouw organisatie kunnen versterken of neem rechtstreeks contact met ons op. We helpen je er graag in verder!

Tot snel!

Deze blog is geschreven door: onze HR consultant Sabien Loerakker
Bron: https://schaalvansamenwerking.nl/