Zo herken je een goede arbodienst voor jouw organisatie
Een medewerker meldt zich ziek. Je wilt weten wat je moet regelen, wanneer de bedrijfsarts beschikbaar is en wie jouw leidinggevende verder helpt. Juist op zulke momenten merk je of de samenwerking met je arbodienst goed werkt. Maar hoe beoordeel je dat voordat je een contract tekent? Een goede arbodienst kiezen begint bij de ondersteuning die jouw organisatie nodig heeft en duidelijke afspraken over wat je kunt verwachten.
Wat doet een arbodienst?
Een arbodienst ondersteunt werkgevers en medewerkers bij gezond en veilig werken. Denk aan begeleiding bij ziekteverzuim, advies over arbeidsrisico’s en het voorkomen van gezondheidsklachten door het werk.
Daarbij kunnen verschillende deskundigen betrokken zijn, zoals een bedrijfsarts, veiligheidskundige of arbeidshygiënist. Welke ondersteuning je afneemt en hoe jullie samenwerken, leg je vast in het contract.
Kijk daarom verder dan de naam van een pakket. Welke werkzaamheden voert de arbodienst uit? Wat betaal je apart? En welke taken blijven bij jou als werkgever liggen?
Is een arbodienst verplicht?
Als werkgever moet je deskundige ondersteuning voor jouw arbozorg regelen en beschikken over een basiscontract. Meestal gebeurt dit via de vangnetregeling: een overeenkomst met één gecertificeerde arbodienst.
Onder voorwaarden kun je kiezen voor de maatwerkregeling. Je contracteert dan zelf de benodigde deskundigen, waaronder minimaal een bedrijfsarts. Daarvoor is schriftelijke overeenstemming met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging nodig, tenzij de cao de maatwerkregeling mogelijk maakt.
Betrek de medezeggenschap daarom tijdig bij de inrichting van de arbodienstverlening. Op Arboportaal lees je meer over het basiscontract en de afspraken die daarin thuishoren.
Wanneer past een arbodienst bij jouw organisatie?
Begin bij de werkzaamheden van jouw medewerkers. In een productiebedrijf kunnen fysieke belasting en veiligheid veel aandacht vragen. Bij een kantoororganisatie spelen mogelijk andere vragen, zoals langdurig beeldschermwerk of hoge werkdruk.
Ook de omvang van jouw organisatie en de beschikbare HR-kennis tellen mee. Een ervaren HR-afdeling kan bepaalde processtappen zelf organiseren. Een ondernemer zonder HR-medewerker heeft misschien meer behoefte aan uitleg en begeleiding.
Breng daarom eerst in kaart waar je ondersteuning bij zoekt. Dat maakt het makkelijker om aanbieders gericht te vergelijken.
Hoe beoordeel je bereikbaarheid en snelheid?
Vraag hoe snel een medewerker bij de bedrijfsarts terechtkan. Maak daarbij onderscheid tussen contact met een helpdesk, een casemanager en een daadwerkelijk consult. Een snelle telefonische reactie zegt weinig over de beschikbaarheid van de bedrijfsarts.
Bespreek ook hoe de arbodienst omgaat met dringende vragen en afwezigheid van vaste contactpersonen. Wie neemt het over en hoe voorkom je dat afspraken blijven liggen?
Laat concrete afspraken vastleggen over bereikbaarheid, planning en terugkoppeling. Zo kun je tijdens de samenwerking beoordelen of de dienstverlening aansluit op wat is toegezegd.
Krijg je advies waarmee je verder kunt?
Na een consult wil je begrijpen wat het advies betekent voor het werk. Welke werkzaamheden zijn mogelijk? Zijn aanpassingen nodig? En wanneer moet de situatie opnieuw worden beoordeeld?
Vraag tijdens een kennismaking om een fictief voorbeeld van een terugkoppeling. Kijk of de informatie begrijpelijk is en bespreek hoe je verduidelijking krijgt wanneer een advies vragen oproept.
De bedrijfsarts adviseert over de belastbaarheid en mogelijke werkaanpassingen. Werkgever en medewerker vertalen dat vervolgens naar afspraken op de werkvloer. Goede ondersteuning helpt om die stap zorgvuldig te zetten.
Hoe zijn de rollen verdeeld?
Een arbodienst en een bedrijfsarts zijn niet hetzelfde. De arbodienst organiseert dienstverlening. De bedrijfsarts is de medisch specialist die onafhankelijk adviseert over gezondheid in relatie tot werk.
Een casemanager kan bijvoorbeeld helpen bij het bewaken van acties en termijnen. Sommige professionals voeren daarnaast taken uit onder verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts. Vraag daarom wie welke werkzaamheden verricht en wanneer de bedrijfsarts zelf betrokken is.
Stem deze taakverdeling af op jouw eigen verzuimbeleid. Wie houdt contact met de medewerker? Wie volgt adviezen op? En wie grijpt in wanneer het proces vastloopt?
Is er ook aandacht voor het voorkomen van verzuim?
Bespreek hoe de arbodienst helpt om gezondheidsrisico’s eerder te herkennen. Denk aan advies over werkplekken, fysieke belasting of werkdruk. Vraag ook hoe de samenwerking met jouw preventiemedewerker wordt ingericht.
Medewerkers moeten toegang hebben tot de bedrijfsarts voor vragen over gezondheid in relatie tot werk, ook voordat zij zich ziek melden. Controleer hoe zij een afspraak kunnen maken en of deze mogelijkheid binnen jouw organisatie bekend is.
Preventie verdient een concrete plek in de samenwerking. Spreek bijvoorbeeld af hoe jullie algemene signalen bespreken en welke acties daaruit kunnen volgen, zonder persoonlijke medische informatie te delen.
Hoe gaat de arbodienst om met privacy?
Een goede arbodienst beschermt de privacy van medewerkers en maakt duidelijk welke informatie jij als werkgever ontvangt. Vraag wie toegang heeft tot welk dossier en hoe medische gegevens worden afgeschermd.
Voor het organiseren van werk en re-integratie heb je informatie nodig over bijvoorbeeld de verwachte verzuimduur, belastbaarheid en mogelijke werkaanpassingen. Een diagnose of behandeling hoort in beginsel niet in de terugkoppeling aan de werkgever.
De onafhankelijkheid van de bedrijfsarts is daarbij belangrijk. Zorgvuldig advies kan afwijken van wat jij of de medewerker had verwacht. Een passende arbodienst biedt ruimte voor vragen en legt uit welke procedure geldt bij klachten of een verzoek van de medewerker om een second opinion.
Wat kost een goede arbodienst?
De kosten hangen af van jouw contract, de omvang van de organisatie en de diensten die je gebruikt. Een laag abonnementstarief zegt daarom weinig over de totale kosten.
Vraag welke consulten en vormen van begeleiding zijn inbegrepen. Bespreek daarnaast de tarieven voor extra werkzaamheden, annuleringen, onderzoeken en eventuele dossieroverdracht.
Laat aanbieders dezelfde voorbeeldsituatie uitwerken. Wat kost de begeleiding als een medewerker langere tijd uitvalt? En welke ondersteuning krijgt de leidinggevende? Controleer ook of jouw verzuimverzekering voorwaarden stelt aan de arbodienstverlening.
Welke vragen stel je bij het vergelijken van arbodiensten?
Stel iedere aanbieder dezelfde vragen. Daardoor kun je de antwoorden beter vergelijken en zie je sneller waar belangrijke verschillen zitten.
| Onderwerp | Vraag aan de arbodienst |
|---|---|
| Aansluiting | Welke ervaring hebben jullie met organisaties zoals die van ons? |
| Bereikbaarheid | Wie is ons aanspreekpunt en hoe snel kunnen medewerkers terecht? |
| Begeleiding | Wat regelen jullie en wat moeten wij zelf doen? |
| Preventie | Hoe helpen jullie om verzuim te voorkomen? |
| Kosten | Wat is inbegrepen en welke kosten komen erbij? |
Vraag door wanneer een antwoord algemeen blijft. Een belofte over persoonlijke aandacht wordt pas concreet wanneer duidelijk is wie je spreekt, wanneer diegene beschikbaar is en welke ondersteuning je krijgt.
Hoe weet je of de samenwerking goed blijft werken?
Plan vaste evaluatiemomenten. Worden afspraken nagekomen? Zijn adviezen begrijpelijk? Weten medewerkers waar zij terechtkunnen? En krijgen leidinggevenden voldoende ondersteuning om vervolgstappen te organiseren?
Beoordeel de arbodienst niet uitsluitend op het verzuimpercentage. Ook de werkomstandigheden en jouw eigen aanpak beïnvloeden het verzuim. Kijk daarom naar bereikbaarheid, continuïteit, kwaliteit van de begeleiding en opvolging van afspraken.
Blijven knelpunten bestaan? Maak concrete verbeterafspraken en bepaal wanneer je deze evalueert. Overweeg je een overstap, regel dan tijdig hoe lopende begeleiding doorgaat en hoe dossiers zorgvuldig worden overgedragen.
Veelgestelde vragen over een arbodienst kiezen
Dat hangt af van jouw organisatie. Kijk naar de beschikbare deskundigheid, locaties, vervanging en persoonlijke begeleiding. Vraag bij beide typen aanbieders hoe zij continuïteit organiseren en wie jouw aanspreekpunt wordt. De omvang alleen zegt onvoldoende over de kwaliteit.
Dat kan, maar vraagt om een zorgvuldige overgang. Controleer de contractvoorwaarden en maak afspraken over lopende consulten, begeleiding en deadlines. Laat de betrokken arbodiensten de medische dossieroverdracht volgens de geldende regels regelen. Deze dossiers horen niet bij jou als werkgever terecht te komen.
Nee. De arbodienst ondersteunt en adviseert. Als werkgever blijf je verantwoordelijk voor jouw arbo- en verzuimbeleid. Bij re-integratie hebben werkgever en medewerker ieder eigen verplichtingen. Maak daarom duidelijk wie welke acties uitvoert en bewaakt.
Past jouw arbodienst nog bij jouw organisatie?
Moet je vaak achter een terugkoppeling aan? Zijn leidinggevenden onzeker over vervolgstappen? Of is onduidelijk welke ondersteuning jullie hebben afgesproken? Dan is het tijd om de samenwerking te bekijken.
Bij de HR club helpen we je om structuur aan te brengen in jouw verzuimaanpak. We denken mee over beleid, verantwoordelijkheden en de ondersteuning die jouw organisatie nodig heeft. Met passend HR-advies kun je gerichter het gesprek voeren met je huidige arbodienst of een nieuwe aanbieder.
Wil je weten waar jouw verzuimaanpak beter kan? Neem vrijblijvend contact met ons op, ons salesteam reageert binnen 24 uur op jouw bericht.