Slechtnieuws gesprekken
Het voeren van slechtnieuws gesprekken is vaak een lastige taak. Het gaat hierbij om gesprekken waarin vervelende boodschappen worden overgebracht, zoals het ontslaan van medewerkers of het doorbreken van een verwachte promotie. Het zorgvuldig en respectvol brengen van deze boodschap is van groot belang om onnodige problemen te voorkomen. Op deze pagina worden de volgende onderwerpen behandeld:
Wat is een slechtnieuws gesprek?
Slechtnieuws gesprekken gaan over het overbrengen van een boodschap die niet positief is en vaak bepaalde verwachtingen doorbreekt. Het draait om het communiceren van teleurstellingen of veranderingen die impact hebben, zowel op persoonlijke als professionele vlakken. Zulke gesprekken kunnen emoties oproepen en hebben vaak invloed op de toekomst van de betrokkenen. Het is belangrijk om de informatie duidelijk over te brengen, maar ook ruimte te geven voor begrip, terwijl de relatie en het vertrouwen behouden blijven.
Waarom zijn slechtnieuws gesprekken moeilijk?
Slechtnieuws gesprekken zijn vaak lastig omdat ze emotioneel beladen zijn, voor zowel de persoon die het nieuws moet brengen als voor de ontvanger. Veel mensen hebben vaak de neiging om een boodschap te verzachten, wat kan leiden tot misverstanden. Het risico met het verzachten van de boodschap is dat je niet direct genoeg bent waardoor de boodschap niet helder overkomt en de ontvanger met vragen of onduidelijkheden blijft zitten. Voor de werknemer kan dit resulteren in onzekerheid over zijn toekomst of positie. Voor de werkgever kan een onduidelijke boodschap leiden tot een verminderde werktevredenheid en uiteindelijk zelfs tot verloop.
Voorbeelden van slechtnieuws gesprekken
- Ontslag: Het beëindigen van iemands dienstverband is een veelvoorkomend slechtnieuws gesprek. Tijdens dit gesprek is het belangrijk om de boodschap duidelijk over te brengen maar tegelijkertijd ook de emoties van de werknemer te erkennen.
- Geen promotie: Wanneer een medewerker verwacht promotie te maken, maar deze niet doorgaat, kan dit een teleurstelling zijn die duidelijk moet worden overgebracht. Probeer de boodschap niet te verzachten, maar wees direct.
- Geen salarisverhoging: Soms is het nodig om een medewerker te informeren over dat een verwachte salarisverhoging niet doorgaat. Dit kan teleurstellend zijn voor de werknemer, en het is daarom ook belangrijk dat de boodschap duidelijk en eerlijk overkomt, terwijl je ook uitlegt wat er in de toekomst wel nodig is voor eventuele verhogingen.
- Negatieve beoordeling: Wanneer een medewerker niet voldoet aan verwachtingen kan dit moeilijk nieuws zijn om te brengen. Het is belangrijk om direct te zijn over de verbeterpunten en waardevolle feedback te geven zodat de medewerker begrijpt waar aan gewerkt moet worden.
- Overplaatsing: In bepaalde situaties kan het mogelijk zijn om een medewerker naar een andere afdeling of vestiging te plaatsen. Dit gesprek kan lastig zijn, zeker als de werknemer zich goed voelt op de huidige plek. Wees daarom ook open en eerlijk over de reden van de overplaatsing en toon begrip voor de medewerker.
Voorbereiding voor slechtnieuws gesprekken
Een goede voorbereiding is erg belangrijk bij het voeren van slechtnieuws gesprekken. Zorg ervoor dat je alle feiten op een rij hebt, je goed ingelezen bent in de situatie en de belangrijke punten hebt genoteerd. Dit voorkomt dat je tijdens het gesprek voor verassingen komt te staan of informatie vergeet. Bijvoorbeeld: als iemand meerdere keren ziek is geweest, is het belangrijk om te weten hoeveel ziekmeldingen er zijn geweest en welke daarvan meetellen, zodat je daarin geen fouten maakt.
Stappenplan voor het voeren van slechtnieuws gesprekken
Begin het gesprek direct en duidelijk, zonder de boodschap te verzachten of er teveel om heen te draaien. Mensen willen weten waar ze aan toe zijn, dus is het beter om de boodschap meteen over te brengen. Een fout die veel wordt gemaakt is om een slechtnieuwsgesprek te beginnen met veel complimenten. Dit kan leiden tot verwarring wanneer het slechte nieuws uiteindelijk wordt gebracht.
Toon begrip voor de emoties van de ander, maar blijf wel helder en direct over het slechte nieuws. Zorg ervoor dat je kalm blijft en de ander met respect behandelt, ongeacht hun emotionele reactie.
Het afsluiten van een slechtnieuwsgesprek is net zo belangrijk als het beginnen ervan. Zorg ervoor dat je samen de gemaakte afspraken doorneemt, zodat er duidelijkheid is over de vervolgstappen. Dit voorkomt misverstanden en geeft een houvast voor de toekomst.
Plan een follow-upgesprek of bied verdere ondersteuning aan, afhankelijk van de situatie. Dit laat de medewerker zien dat je hem of haar blijft ondersteunen, ook na het gesprek.
Ondersteuning nodig?
Heb je ondersteuning nodig bij het voeren van slechtnieuws gesprekken? Wij geven advies en training om je te helpen deze gesprekken effectief te voeren. Neem contact met ons op voor meer informatie.