POP: het 'Persoonlijk Ontwikkel Plan'
Een medewerker wil zich ontwikkelen, maar weet nog niet precies hoe. De leidinggevende ziet kansen, maar die blijven vaak hangen bij goede bedoelingen. Zonder concrete afspraken is de kans groot dat ontwikkeling steeds wordt uitgesteld. Een POP-gesprek helpt om die stap wél te zetten.
Tijdens een POP-gesprek kijk je bewust vooruit. Waar wil een medewerker naartoe? Welke vaardigheden zijn daarvoor nodig? En wat kan de organisatie doen om die ontwikkeling mogelijk te maken? Het gesprek draait dus niet alleen om ambities, maar vooral om het vertalen daarvan naar concrete acties.
Maar wat betekent een POP-gesprek precies, welke onderwerpen bespreek je en hoe voorkom je dat het persoonlijk ontwikkelingsplan na het gesprek in een la verdwijnt?
Wat is een POP-gesprek?
POP staat voor persoonlijk ontwikkelingsplan. Tijdens een POP-gesprek bespreken een medewerker en leidinggevende de persoonlijke en professionele ontwikkeling van de medewerker.
De focus ligt daarbij op de toekomst. Wat wil iemand leren? Welke kwaliteiten wil de medewerker verder ontwikkelen? Welke volgende stap past daarbij? En wat is nodig om dat daadwerkelijk te bereiken?
De afspraken uit het gesprek worden vastgelegd in een persoonlijk ontwikkelingsplan. Daarmee krijgt ontwikkeling niet alleen aandacht tijdens het gesprek, maar ontstaat er ook een concrete basis om later op terug te komen.
Wat is het doel van een POP-gesprek?
Het belangrijkste doel van een POP-gesprek is om medewerkers bewust na te laten denken over hun ontwikkeling en hier samen concrete richting aan te geven.
Die ontwikkeling hoeft niet altijd te betekenen dat iemand wil doorgroeien naar een hogere functie. Een medewerker kan zich ook verder willen verdiepen binnen de huidige rol, nieuwe verantwoordelijkheden oppakken of bepaalde vaardigheden versterken.
Voor de organisatie biedt het gesprek tegelijkertijd inzicht in ambities en talenten binnen het team. Door persoonlijke ontwikkelwensen te verbinden aan wat de organisatie nodig heeft, kunnen beide kanten ervan profiteren.
Wat bespreek je tijdens een POP-gesprek?
Een goed POP-gesprek gaat verder dan de vraag: Waar wil je jezelf in ontwikkelen? Juist door verder te vragen wordt duidelijk wat iemand echt nodig heeft.
Je kunt bijvoorbeeld bespreken waar een medewerker energie van krijgt, welke werkzaamheden goed gaan en waar iemand tegenaan loopt. Vervolgens kijk je vooruit. Wat wil de medewerker over een jaar beter kunnen? Zijn er ambities voor een andere rol? En welke kennis, ervaring of vaardigheden ontbreken daarvoor nog?
Vanuit die vragen kun je samen bepalen welke ontwikkelstappen logisch en haalbaar zijn.
POP-gesprek of functioneringsgesprek?
Een POP-gesprek en een functioneringsgesprek worden regelmatig met elkaar verward, maar hebben een ander uitgangspunt.
Bij een functioneringsgesprek bespreek je vooral hoe het werk op dit moment verloopt. Wat gaat goed, waar lopen medewerker en leidinggevende tegenaan en wat kan beter? Een POP-gesprek kijkt juist nadrukkelijk naar de toekomstige ontwikkeling van de medewerker.
In de praktijk kunnen beide onderwerpen natuurlijk binnen dezelfde gesprekscyclus terugkomen. Het belangrijkste is dat er voldoende ruimte blijft om echt over ontwikkeling te praten en dat dit onderwerp niet wordt overschaduwd door de beoordeling van het huidige functioneren.
Hoe bereid je een POP-gesprek voor?
Een waardevol POP-gesprek begint al vóórdat medewerker en leidinggevende tegenover elkaar zitten.
Het helpt wanneer de medewerker vooraf nadenkt over de eigen ambities, sterke punten en ontwikkelwensen. Welke werkzaamheden geven energie? Waar zou iemand beter in willen worden? En welke stap zou over één of twee jaar interessant kunnen zijn?
Ook de leidinggevende heeft een rol in de voorbereiding. Die kan nadenken over het potentieel dat hij of zij bij de medewerker ziet, veranderingen binnen de functie en toekomstige mogelijkheden binnen de organisatie.
Zo begint het gesprek niet bij een leeg formulier, maar bij inhoud.
Van ontwikkelwens naar concreet doel
Tijdens een POP-gesprek komen vaak ontwikkelwensen naar voren, zoals beter leren presenteren, meer verantwoordelijkheid krijgen of doorgroeien naar een andere functie. Om te voorkomen dat deze wensen te algemeen blijven, is het belangrijk om ze te vertalen naar concrete doelen. De SMART-methode kan hierbij helpen. SMART staat voor specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden.
Een ontwikkelwens als ‘Ik wil beter worden in presenteren’ wordt dan bijvoorbeeld: ‘De komende drie maanden geef ik minimaal twee presentaties aan mijn team en vraag ik na afloop feedback aan mijn collega’s. Tijdens het volgende POP-gesprek bespreken we mijn voortgang.’
Door doelen SMART te formuleren, weten de medewerker en leidinggevende precies wat er moet gebeuren, welke ondersteuning nodig is en wanneer de voortgang wordt geëvalueerd. Zo leidt een POP-gesprek niet alleen tot mooie ambities, maar ook tot concrete ontwikkeling.
Een POP-gesprek in de praktijk
Stel dat een medewerker aangeeft binnen twee jaar te willen doorgroeien naar een coördinerende functie. Tijdens het gesprek blijkt dat de vakinhoudelijke kennis sterk is, maar dat er nog weinig ervaring is met het begeleiden van collega’s.
Alleen een training leidinggeven aanbieden is dan misschien niet de beste eerste stap. De medewerker kan bijvoorbeeld beginnen met het begeleiden van een nieuwe collega, een klein project coördineren of tijdelijk extra verantwoordelijkheid krijgen.
Tijdens een volgend gesprek bespreek je hoe dat is gegaan en welke vervolgstap passend is. Zo wordt ontwikkeling onderdeel van het dagelijkse werk in plaats van iets dat alleen tijdens een jaarlijkse training plaatsvindt.
Welke rol heeft de medewerker?
Een POP is persoonlijk. Dat betekent dat de medewerker zelf een actieve rol heeft in het bepalen en uitvoeren van de ontwikkeldoelen.
De leidinggevende kan mogelijkheden aandragen en ondersteuning bieden, maar ontwikkeling werkt beter wanneer een medewerker zelf begrijpt waarom een bepaald doel belangrijk is en gemotiveerd is om ermee aan de slag te gaan.
Geef medewerkers daarom ruimte om zelf ideeën aan te dragen. Misschien denkt iemand bij ontwikkeling niet direct aan een opleiding, maar juist aan meelopen met een collega, deelname aan een project of het uitvoeren van nieuwe werkzaamheden.
Welke rol heeft de leidinggevende?
De leidinggevende helpt om ontwikkelambities te vertalen naar mogelijkheden in de praktijk.
Daarvoor is het belangrijk om niet alleen te vertellen welke vaardigheden iemand nog moet ontwikkelen, maar vooral vragen te stellen. Waar wil de medewerker naartoe? Wat houdt diegene tegen? Welke ervaring ontbreekt nog en welke mogelijkheden zijn er binnen de organisatie?
Daarnaast is de leidinggevende belangrijk bij de opvolging. Als ontwikkeling alleen tijdens het POP-gesprek aandacht krijgt, verdwijnen goede voornemens al snel naar de achtergrond. Regelmatig kort terugkomen op de afspraken maakt ontwikkeling veel concreter.
Een POP hoeft niet alleen uit opleidingen te bestaan
Bij persoonlijke ontwikkeling wordt al snel gedacht aan cursussen en trainingen. Die kunnen waardevol zijn, maar zijn zeker niet de enige manier om te leren.
Een medewerker kan bijvoorbeeld ervaring opdoen door een nieuw project te leiden, mee te kijken met een andere afdeling, een collega te begeleiden of tijdelijk andere verantwoordelijkheden te krijgen.
Juist door ontwikkeling te verbinden aan het dagelijkse werk wordt nieuwe kennis sneller toegepast. Kijk tijdens een POP-gesprek daarom niet alleen naar welke opleiding iemand kan volgen, maar vooral naar welke ervaring iemand nodig heeft.
Wat doe je na een POP-gesprek?
Het gesprek zelf is slechts het begin. De echte waarde ontstaat in de periode daarna.
Leg daarom duidelijk vast welke ontwikkeldoelen zijn afgesproken, welke acties daarbij horen en wie waarvoor verantwoordelijk is. Plan daarnaast momenten waarop medewerker en leidinggevende kort bespreken hoe het gaat.
Dat hoeft niet iedere keer een uitgebreid gesprek te zijn. Een korte check tijdens een regulier overleg kan al voldoende zijn. Lukt het om de afgesproken stappen te zetten? Is er ondersteuning nodig? Of moet een doel worden aangepast omdat de situatie is veranderd?
Behaalt een medewerker zijn of haar doelen niet? Bespreek dan eerst wat hiervan de oorzaak is en welke ondersteuning nodig is. Vervolgens kunnen aanvullende afspraken worden gemaakt of doelen worden aangepast. Blijft verbetering uit, dan kan dit worden meegenomen in de eindbeoordeling en gevolgen hebben voor bijvoorbeeld de ontwikkeling, doorgroeimogelijkheden of beloning.
Zo blijft het POP een levend document in plaats van een formulier dat één keer per jaar wordt ingevuld.
Maak het POP-gesprek onderdeel van de gesprekscyclus
Een los jaarlijks POP-gesprek is vaak niet voldoende om ontwikkeling structureel aandacht te geven. Ontwikkelbehoeften veranderen namelijk gedurende het jaar. Medewerkers krijgen nieuwe verantwoordelijkheden, functies veranderen en binnen de organisatie ontstaan nieuwe kansen.
Daarom werkt een POP-gesprek het beste wanneer het onderdeel is van een bredere gesprekscyclus. Door ontwikkeldoelen gedurende het jaar te blijven bespreken, wordt een POP-gesprek onderdeel van bredere talentontwikkeling en doorgroei binnen de organisatie. Tijdens verschillende gesprekken kun je terugkomen op doelen, voortgang bespreken en waar nodig nieuwe ontwikkelafspraken maken.
Op die manier wordt persoonlijke ontwikkeling geen jaarlijks verplicht gesprek, maar een terugkerend onderwerp tussen medewerker en leidinggevende.
Aan de slag met POP-gesprekken?
Een goed POP-gesprek draait niet om het invullen van een formulier, maar om een open gesprek over waar iemand staat, waar diegene naartoe wil en welke stappen daarbij passen. Door ontwikkelwensen concreet te maken én regelmatig op de afspraken terug te komen, krijgt ontwikkeling daadwerkelijk een plek binnen het dagelijkse werk.
Wil je POP-gesprekken of de bredere gesprekscyclus binnen jouw organisatie beter inrichten? De HR club helpt je graag om ontwikkeling praktisch en structureel onderdeel te maken van je HR-aanpak.