Spoor 1 en spoor 2 uitgelegd
Wanneer een medewerker langdurig uitvalt, moet je als werkgever onderzoeken hoe deze weer aan het werk kan. Eerst kijk je naar mogelijkheden binnen de eigen organisatie. Is een duurzame terugkeer daar niet haalbaar? Dan komt werk bij een andere werkgever in beeld.
Dit noemen we re-integratie via spoor 1 en spoor 2. Maar wanneer zet je welk spoor in? Kunnen beide trajecten tegelijkertijd lopen en wat gebeurt er als je te laat begint? In dit artikel lees je wat je als werkgever moet weten.
Wat betekenen spoor 1 en spoor 2?
Spoor 1 en spoor 2 zijn twee mogelijke routes binnen de re-integratie van een langdurig zieke medewerker.
- Spoor 1: terugkeer in de eigen functie, aangepast werk of een andere functie bij de huidige werkgever.
- Spoor 2: begeleiding naar passend werk bij een andere werkgever.
Tijdens de eerste twee ziektejaren zijn werkgever en medewerker samen verantwoordelijk voor de re-integratie. De stappen die zij moeten doorlopen, zijn vastgelegd in de Wet verbetering poortwachter. Een goede begeleiding begint met aandacht voor de medewerker en een duidelijke aanpak van het ziekteverzuim.
Wat is spoor 1?
Allereerst onderzoeken de werkgever en medewerker hoe de medewerker binnen de eigen organisatie kan terugkeren. De eerste mogelijkheid is hervatting in de oorspronkelijke functie. Vervolgens bekijken zij of volledige of gedeeltelijke terugkeer mogelijk is en welke aanpassingen daarvoor nodig zijn.
Denk aan minder uren, een aangepast werktempo, andere taken, extra begeleiding of hulpmiddelen op de werkplek. Het doel is om werk te vinden dat aansluit bij de belastbaarheid van de medewerker en ook op langere termijn haalbaar is.
Moet je ook ander werk onderzoeken?
Als terugkeer in de eigen functie niet mogelijk is, moet je vervolgens kijken of de functie kan worden aangepast. Lukt ook dat niet? Dan onderzoek je ander passend werk binnen de organisatie.
Daarbij is het niet voldoende om alleen openstaande vacatures te bekijken. Ook bestaande functies, afzonderlijke taken en mogelijkheden om werkzaamheden anders te verdelen kunnen relevant zijn. Soms kan een passende functie ontstaan door taken uit verschillende functies te combineren.
Welke inspanningen van een werkgever worden verwacht, hangt af van de situatie en de mogelijkheden binnen de organisatie. Zorg er in ieder geval voor dat je het onderzoek en de gemaakte keuzes goed kunt onderbouwen.
Wanneer is werk passend?
Passend werk sluit aan bij wat een medewerker op dat moment kan. Hierbij wordt onder andere gekeken naar de belastbaarheid, opleiding, ervaring, vaardigheden en het eerdere werk.
In het begin ligt de nadruk op werkzaamheden die zo dicht mogelijk bij de oorspronkelijke functie liggen. Duurt het verzuim langer? Dan kunnen ook andere functies of werkzaamheden op een lager niveau passend worden. Zo kan werk op een lager niveau na zes maanden ziekte als passend worden beschouwd.
De bedrijfsarts beoordeelt wat een medewerker medisch gezien wel en niet kan. Als werkgever mag je niet naar de diagnose of behandeling vragen. Je mag wel bespreken welke werkzaamheden mogelijk zijn en welke aanpassingen daarvoor nodig zijn.
Wat is spoor 2?
Bij spoor 2 wordt gezocht naar passend werk buiten de eigen organisatie. Dit traject wordt ingezet wanneer er onvoldoende perspectief is op een structurele terugkeer bij de huidige werkgever.
Tijdens een tweede spoortraject worden de kwaliteiten, ervaring en mogelijkheden van de medewerker in kaart gebracht. Vervolgens wordt onderzocht welke functies bij een andere werkgever passend kunnen zijn. Daarnaast kan de medewerker begeleiding krijgen bij het zoeken naar vacatures, solliciteren, scholing of het opdoen van werkervaring.
Daarnaast kan detachering een mogelijkheid zijn. De medewerker werkt dan tijdelijk bij een andere organisatie, maar blijft in dienst bij de huidige werkgever.
Wat is het verschil tussen spoor 1 en spoor 2?
Het verschil zit vooral in de plek waar de medewerker probeert terug te keren naar werk.
| Spoor 1 | Spoor 2 |
|---|---|
| Binnen de huidige organisatie | Buiten de huidige organisatie |
| Eigen, aangepast of ander intern werk | Passend werk bij een andere werkgever |
| Aanpassen van taken, uren of werkplek | Begeleiding naar een nieuwe werkplek |
| Interne mogelijkheden onderzoeken | Externe arbeidsmarkt onderzoeken |
Een tweede spoortraject betekent niet automatisch dat de medewerker uit dienst gaat. Tijdens het traject blijft de huidige arbeidsovereenkomst meestal bestaan.
Wanneer moet spoor 2 starten?
Spoor 2 moet worden gestart zodra duidelijk wordt dat er geen concreet uitzicht is op een structurele terugkeer binnen de eigen organisatie. Daarom hoef je niet altijd te wachten tot de medewerker precies één jaar ziek is.
Rond het einde van het eerste ziektejaar voeren werkgever en medewerker de eerstejaarsevaluatie uit. Zij beoordelen de voortgang en maken afspraken voor het tweede ziektejaar. Wil je weten welke stappen je tijdens de eerste twee ziektejaren moet doorlopen? Bekijk dan ook het stappenplan bij ziekte van het UWV.
Is er op dat moment geen concreet perspectief op structurele werkhervatting binnen de organisatie? Dan moet spoor 2 in principe uiterlijk binnen zes weken na de eerstejaarsevaluatie starten. Alleen wanneer binnen drie maanden een concreet perspectief bestaat op structurele terugkeer, kan er aanleiding zijn om spoor 2 nog niet in te zetten.
Welke rol speelt een arbeidsdeskundig onderzoek?
Een arbeidsdeskundig onderzoek brengt de mogelijkheden binnen en buiten de organisatie in kaart. De arbeidsdeskundige kijkt naar de belastbaarheid van de medewerker, de eisen van de oorspronkelijke functie en mogelijk ander passend werk.
Zo’n onderzoek kan antwoord geven op vier belangrijke vragen:
- Kan de medewerker terugkeren in de eigen functie?
- Kan de eigen functie passend worden gemaakt?
- Is er ander passend werk binnen de organisatie?
- Moet een tweede spoortraject worden gestart?
Op basis daarvan kun je de vervolgstappen bepalen en gemaakte keuzes goed onderbouwen. Wacht daarom niet te lang met het inschakelen van een arbeidsdeskundige wanneer de terugkeer onzeker blijft.
Kunnen spoor 1 en spoor 2 tegelijk lopen?
Ja, beide sporen kunnen naast elkaar lopen. Het starten van spoor 2 betekent niet dat het onderzoek binnen de eigen organisatie mag stoppen.
Tegelijkertijd kan de belastbaarheid van een medewerker verbeteren of kan er alsnog een passende interne functie ontstaan. Daarom blijf je ook tijdens het tweede spoor kijken naar mogelijkheden bij de huidige werkgever.
Deze parallelle aanpak vergroot de kans op werkhervatting. Leg daarbij steeds vast wat is onderzocht, welke afspraken zijn gemaakt en wat de uitkomst daarvan was.
Wie is verantwoordelijk voor de re-integratie
Werkgever en medewerker zijn samen verantwoordelijk. Als werkgever bewaak je het proces, bied je passende werkzaamheden aan en bespreek je regelmatig de voortgang. Van de medewerker wordt verwacht dat deze actief meewerkt en redelijke afspraken nakomt.
De bedrijfsarts adviseert over de belastbaarheid. Een arbeidsdeskundige onderzoekt welk werk daarbij kan passen. Daarnaast kan een arbodienst, casemanager of re-integratiebureau ondersteuning bieden.
Toch betekent het inschakelen van deskundigen niet dat je als werkgever de verantwoordelijkheid overdraagt. Blijf daarom zelf betrokken en controleer of adviezen, acties en termijnen worden opgevolgd.
Heb je intern onvoldoende tijd of kennis om het proces zorgvuldig te begeleiden? Dan kun je ervoor kiezen om het verzuim uit te besteden.
Hoe voorkom je fouten tijdens het traject?
Een re-integratietraject draait niet alleen om het volgen van deadlines. Ook de kwaliteit van de begeleiding en de onderbouwing van keuzes zijn belangrijk.
Veelvoorkomende fouten zijn:
- te lang wachten met het onderzoeken van spoor 2;
- alleen kijken naar openstaande vacatures;
- stoppen met spoor 1 zodra spoor 2 begint;
- adviezen niet of te laat opvolgen;
- afspraken en onderzochte mogelijkheden onvoldoende vastleggen;
- het volledige proces overlaten aan een externe partij.
Tot slot is het belangrijk om regelmatig contact te houden met de medewerker. Duidelijke communicatie en realistische afspraken helpen om onzekerheid te verminderen en houden beweging in het traject.
Wat gebeurt er bij onvoldoende re-integratie?
Bij een eventuele WIA-aanvraag beoordeelt UWV of werkgever en medewerker voldoende hebben gedaan aan de re-integratie. Daarom is een compleet dossier belangrijk. Zo kan UWV beoordelen welke stappen zijn gezet en waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Denk aan de probleemanalyse, het Plan van aanpak, voortgangsverslagen, de eerstejaarsevaluatie en de onderbouwing van het tweede spoortraject.
Werkgever en medewerker bespreken minimaal één keer per zes weken de voortgang. Verandert de situatie? Dan moeten de afspraken in het Plan van aanpak worden bijgewerkt.
Oordeelt UWV dat de werkgever zonder goede reden onvoldoende heeft gedaan? Dan kan een loonsanctie volgen. De werkgever moet het loon na de eerste 104 ziekteweken dan maximaal 52 weken langer doorbetalen.
Houd grip op spoor 1 en spoor 2
Bij langdurig verzuim moet je rekening houden met wettelijke stappen, vaste momenten en verschillende deskundigen. Toch blijft ieder traject maatwerk. Een standaardaanpak bestaat niet: de mogelijkheden van de medewerker en de situatie binnen de organisatie bepalen wat nodig is.
De HR club helpt je om grip te houden op het volledige proces. Van het bewaken van termijnen en het voeren van gesprekken tot het vastleggen van afspraken en het inschakelen van de juiste expertise. Zo voorkom je dat belangrijke stappen worden gemist en werk je samen met de medewerker aan een passende terugkeer.
Heb je te maken met langdurig verzuim of twijfel je wanneer je spoor 2 moet inzetten? Neem contact op met de HR club. We kijken graag met je mee.