Kennismanagement: hoe houd je waardevolle kennis binnenboord?

Als werkgever herken je het wellicht: medewerkers met jarenlange werkervaring, werkt het liefste nog op post-its en heeft niets van zijn kennis vastgelegd in handleidingen of werkwijzen. Veel organisaties kampen met het probleem dat deze kennis bij (natuurlijk) verloop de organisatie verlaat.

Het effect van kennismanagement 

Kennismanagement is duurzaam: het zorgt ervoor dat jouw medewerkers blijvend toegang hebben tot relevante theorie, praktijkcasussen en andere relevante informatie. De kennis die binnen boord blijft kan een Unique Selling Point (USP) zijn voor de organisatie. Dit houdt in dat je onderscheidend kan zijn ten opzichte van je concurrenten.

De kennismanagementcyclus van Weggeman (1997) 

De heer Weggeman heeft in 1997 een overzichtelijke kennismanagementcyclus opgesteld, met de volgende stappen:

1. Koppeling aan de organisatie: de unieke en noodzakelijke kennis wordt bepaald aan de hand van de missie, visie, doelen en strategie van de organisatie.
2. Inventarisatie van het huidige kennisniveau: dit zorgt ervoor dat je weet welke kennis al aanwezig is binnen de organisatie en welke kennis ontwikkeld dient te worden.
3. Kennisdeling: tussen collega’s wordt de bestaande en nieuw ontwikkelde kennis gedeeld. Dit kan op diverse manieren, zoals: via intranet, trainingen, kennisdocumenten, webinars, magazines, etc.
4. Kennistoepassing: kennis wordt in praktijk gebracht, wat automatisch leidt tot een nieuwe praktijkervaring
5. Evaluatie: de nieuwe voorraad kennis wordt gespiegeld aan de missie, visie, doelen en strategie van de organisatie.

Hierna wordt er weer een nieuwe cyclus gestart waarbij benodigde kennis bepaald wordt op basis van de koppeling aan de organisatie.

Het vastleggen van de kennis is even waardevol als het doorlopen van de cyclus zoals hierboven beschreven. Wanneer dit niet goed gebeurt, gaat waardevolle en belangrijke kennis verloren met het uitstromen van de medewerker. De vastlegging van kennis kan op diverse manieren: digitaal door webinars, trainingen, artikelen en presentaties op te slaan op een centraal punt, maar ook door de kennis actief te blijven delen.

Een andere optie is dat aan het offboardingproces wordt toegevoegd dat waardevolle notities en documenten moeten worden opgeslagen door de uitdienst tredende collega. Het risico hiervan is de subjectiviteit, aangezien iemand dan volledig zelf bepaald welke kennis waardevol is voor de organisatie.

Wat zijn de risico’s?  

Er zijn enkele risico’s bij het implementeren en uitvoeren van de kennismanagementcyclus:

1. Koppeling aan de organisatie: De doelen van de opleiding/training zijn onvoldoende afgestemd op de missie, visie, doelen en strategie van de organisatie;
2. Inventarisatie van het huidige kennisniveau: De behoeften van werknemers wordt meer in acht genomen dan de organisatiebehoeften;
3. Kennisdeling: Er is te weinig aandacht voor de verschillende leerstijlen binnen de groep. Daarnaast wordt er onvoldoende toegezien op juiste archivering, waardoor de kennis verloren kan gaan.
4. Kennistoepassing: Te weinig toepassing van de opgedane kennis;
5. Evaluatie: Onvoldoende kritische toetsing en evaluatie van leerresultaten.